อีเมล์เป็นจดหมายอิเล็กโทรนิกส์อย่างหนึ่งที่ใช้การรับส่งข้อมูลต่างๆผ่านทางเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ซึ่ง บางแห่งก็มีการใช้รับส่งอีเมล์กันภายในองค์กร แต่บางแห่งก็มีการใช้การรับส่งอีเมล์กันภายนอกองค์กร ซึ่งสิ่งสำคัญในหารรับส่งอีเมล์นั้น คือเครือข่ายอินเตอร์เน็ต เป็นเครือข่ายที่ทำให้คอมพิวเตอร์มีการรับส่งอีเมล์ขึ้นได้ แต่ก่อนที่จะรับส่งอีเมล์ได้นั้น จำเป็นต้องมีการสมัครอีเมล์ กับผู้ให้บริการอีเมล์เสียก่อน โดยการใช้งานอีเมล์นั้นก็ไม่ยาก เหมือนเป็นการพิมพ์ข้อความลงในเอกสารต่างๆบนคอมพิวเตอร์ แต่สามารถส่งไปยังผู้รับผ่านทางอีเมล์แอดเดรสได้ทันที

ปกติแล้วหากเราได้พิมพ์งานลงในไมโครซอฟท์เวิร์ด หรือเอกสารต่างๆ แล้วเซฟลงในแฟลชไดรฟ์เพื่อที่จะส่งแฟลชไดรฟ์ไปให้ยังอีกคนหนึ่งได้เปิดดู ซึ่งไม่รู้ว่า การส่งแฟลชไดรฟ์ไปให้คนที่เราต้องการส่งเอกสารในแฟลชไดรฟ์ไปให้นั้นจะได้รับเมื่อไหร่ ใกล้สุดก็คงจะเป็นการเดินเอาไปให้ ไกลสุดก็คงจะเป็นการส่งอีเอ็มเอส หรือส่งแฟลชไดรฟ์ไปให้ทางไปรษณีย์ซึ่งผู้รับอาจจะอยู่ต่างจังหวัดหรือต่างประเทศ แต่หากสมัครอีเมล์ คุณสามารถส่งไฟล์งานได้ทันทีภายในเสี้ยววินาที ไม่ต้องเดินไปให้ หรือรออีเอ็มเอสในการส่งไปรษณีย์ให้เปลืองเงิน

ดังนั้นเพียงคุณสมัครอีเมล์ โดยคุณจะได้รับรูปแบบอีเมล์ด้วยชื่อที่คุณต้องการผ่านทางเว็บไซต์ที่ให้บริการอีเมล์ โดยชื่อของอีเมล์แต่ละอันนั้นจะไม่ซ้ำกัน หากคุณตั้งซ้ำกับคนอื่น ก็ต้องตั้งใหม่ โดยจะมีการใช้เครื่องหมาย @ (แอท) คั่นเอาไว้ แล้วตามด้วยโดมเมนเนมของแต่ละเว็บไซต์ผู้ให้บริการอีเมล์ จากนั้นคุณก็สามารถใช้งานอีเมล์ด้วยโปรแกรมรับส่งอีเมล์ หรือจะรับส่งอีเมล์ผ่านทางหน้าเว็บไซต์ที่คุณสมัครอีเมล์ได้ทันที โดยเข้าไปส่งอีเมล์ผ่านเว็บบราวเซอร์ที่เป็นเครื่องมือในการท่องเว็บไซต์ผ่านระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ตนั่นเอง